株式会社セーフティ
創立 1986年2月13日
本社 〒163-0806 東京都新宿区西新宿2丁目4番1号 新宿NSビル6階
事業内容 車両運行管理業務・人材サービス業
従業員数 1,216名（2025年4月1日現在）
導入前の課題
- 労働契約書の作成・管理が一部担当者に属人化しており、情報の更新や 確認に時間がかかっていた
- 契約書や各種書類が紙中心で、ファイル保管・検索・再送付などの手間 が大きかった
導入後の効果
- 契約書や社員情報が人事CREW上に集約され
必要な情報へすぐにアクセスできるようになった - 問い合わせ対応や確認作業がスピードアップし、現場・管理部門ともに業務負担が大きく軽減された
アルバイトの労務管理にお困りですか？
ケーキのピースのように、
必要な部分だけ選べる柔軟さが導入の決め手
Q. まず、皆さまのご担当業務について教えてください。
A様：労働契約書の作成を担当しており、今回のDX全体の管理も務めています。
B様：入社手続きの窓口を担当しています。面接時の紙資料をPDF化して人事CREWに取り込む作業をしています。
C様：ドライバーの研修担当です。研修状況の管理や過去の事故歴、配属歴の記録に人事CREWを活用しています。
D様：住民税の手続きや住所変更など、給与に関連する業務を担当しています。
Q. 「人事CREW」を導入するきっかけは何でしたか？
A様：労働契約書の管理を担当していた社員が退職することになり、属人化していた業務を解消したいと考えたのがきっかけです。
Q. 数あるサービスの中で、TECH CREWを選んだ理由は何ですか？
A様：他社サービスとも比較しましたが、大手のシステムは機能が多く、当社には過剰だと感じるものがほとんどでした。また、当社は1年ほど前に給与システムを入れ替えたばかりで、すべてを1度に変更すると社内が混乱する懸念があったんです。 そこで、まずは紙で運用していた労働契約書まわりの業務から、徐々に電子化を進める方針にしました。TECH CREWさんは、ケーキのピースのように必要な部分を選んで使える設計になっており、まさに当社が目指していたDXにぴったりのサービスでした。
C様：導入後のサポートが丁寧で、細かな要望にも対応していただける点も大きかったですね。
事前の情報整理がカギ。スムーズな導入を実現
Q. デジタル化を進める上で、どのような不安や懸念がありましたか？
A様：システム内の情報を外部から確認できるようになることで、個人情報が漏れてしまうのではないかというセキュリティ面の懸念はありました。また、ドライバーには年齢が高い方も多く、ログイン操作やパスワード管理などを含め、システムを使いこなせるかという不安もありました。
B様：システムに不慣れな方の中には、そもそも「何が分からないかも分からない」という方もいます。そうした方に対して、私たちもきちんとフォローできるかという点も不安でしたね。
A様：ただ、実際に運用を始めてみると画面が分かりやすく、皆さん思った以上に使いこなせている印象です。
Q. そうした不安はどのように乗り越えましたか？
C様：まずはやってみようという気持ちで取り組みました。正直に言うと、個人的には、今でも紙の方が楽だと感じることはあります（笑）。ただ、やはり紙は管理の手間がかかりますし、紛失してしまう恐れもあります。人事CREWならシステム上に情報が残るので、社内で情報を共有しながら管理できる点も、導入を決める後押しになりました。
A様：当社ではもともと別の社内コミュニケーションツールを使っていた点も大きかったと思います。「ツールで確認する」という下地ができていたので、人事CREWの導入にもそれほど大きな抵抗はありませんでした。
C様：徐々にデジタル化を進めたのもよかったと思います。最初からすべてを一気に変えていたら、もっと大変だったかもしれませんね。
Q. どのようなフローで導入を進めましたか？
A様：まず、キックオフまでに、人事CREWに格納する情報をある程度整理しておきました。導入時は、当社に登録しているドライバーさんの住所・銀行口座・免許証などの情報の電子化から始め、その後、社内から要望を受けて配属歴や事故歴を追加したという流れです。入社時から更新されている情報もあり、すべてをまとめて整理するのにかなりの時間がかかりました。導入前にやっておいてよかったと思います。
Q. 導入はスムーズに進みましたか？
A様：導入自体は、全体としてスムーズに進んだと感じています。プロフィールシートの項目にどの情報を結びつけるかなどを丁寧にサポートしていただいたおかげで、問題なく進められました。特に、弊社の労働契約書は10〜15パターンほどありますが、一つひとつ設定していく作業にも根気強く対応していただき、とても助かりました。
業務負担が大幅に軽減。コストと残業時間の削減にも直結
Q. 導入後は、どのような変化がありましたか？
A様：一番大きな変化は、必要な情報をすぐに確認できるようになったことです。労働契約の締結に関しても、これまでかかっていた手間がかなり削減されたと感じています。
B様：当部署はドライバーさんからの問い合わせが非常に多いのですが、人事CREW上で必要な情報をすぐに検索できるため、素早く対応できるようになりました。
D様：導入前は、紙のファイルを探すために事務所内を歩き回っていましたが、導入後はその必要がなくなりました（笑）。配属先の変遷や給与の変更履歴など、契約書の内容も過去にさかのぼって確認できるため、とても助かっています。
C様：現場から、ドライバーさんの情報を検索できるようになったことですね。以前は、その都度会社に電話して聞いていたのが、スマホで直接確認できるようになりました。配属歴やクレーム対応の履歴も外から確認できるため、その方がこれまでどのような仕事をしてきたのかが一目で分かり、現場での状況判断がスムーズになりました。
Q.現場の意識や働き方にはどのような変化がありましたか？
A様：以前は、労働契約書を直接届けたり郵送したりしていたので、「受け取っていない」「なくしてしまった」ということもよくありました。導入後は、メールで送信できるようになったので、そうしたトラブルも解消されています。郵送コストも削減できました。 また、スタッフが契約書を確認したか、どこで手続きが止まっているのかといった状況をマネージャー側が把握できるようになったので、やり取りもスムーズになったと思います。業務効率が上がり、残業時間の減少にもつながっています。
C様：徐々にですが、管理職の意識も変わってきましたね。「この情報どうなっている？」と聞かれた際に、「人事CREWを見てください」と案内できるようになり、マネージャー自身も情報を確認する習慣が少しずつ付いてきたと感じます。
B様：うちの部署では、これまで入社関連の情報入力を一人の担当者が担っていましたが、人事CREWで情報を共有できるようになったことで、その負担が軽減されました。スタッフの情報が更新された際にも、ほかのメンバーが気づいてフォローできるようになり、見落としてしまうミスも減ったと感じています。
Q.TECH CREWはどのような企業におすすめだと思いますか？
D様：現場や拠点が多い企業に向いていると思います。登録されている情報はスマホからでも確認できるので、現場で必要になったときにも、その場ですぐに対応できます。
C様：社員数が多く、管理職が一人ひとりの情報を把握しきれない企業にもおすすめしたいですね。配属先・経歴・連絡先・顔写真などが一覧で確認できるので、現場と管理部門でスムーズに情報を共有しやすくなると思います。
Q.今後どのようにDXを進めていきたいですか？
A様：今後は、マニュアルの電子化に着手したいですね。例えば、社員が就業規則や社内ルールを確認したいときに、質問を投げて回答が返ってくるような仕組みをAIでつくれれば、社内の問い合わせ担当の負担も軽減できるのではないかと期待しています。 また、現在はドライバーの方限定で使用しているプロフィールシートを、今後は別部署のスタッフにも展開していく予定です。
C様：現在はまだ紙で運用している面接書類も、できれば電子化したいです。実際に使ってみて便利さを実感しているので、さらに活用範囲を広げていきたくなりますね。