勤怠の客観的記録について社労士が解説
はじめに
従業員の労働時間の正確な把握と客観的な記録は、法令遵守はもちろん、未払い賃金リスク、従業員の健康管理、そして組織の透明性といったあらゆる経営リスクの根幹をなすテーマです。働き方改革関連法の施行以降、労働時間管理の厳格化は企業規模を問わず求められています。特に、上場準備（IPO）を目指す企業や、M&Aを検討している企業にとって、「勤怠の客観的記録」の整備は、デューデリジェンス（DD）において重要ポイントです。
今回は勤怠の客観的記録について社労士が解説します！
企業における安全配慮配慮義務とは
労務ご担当者様は日ごろ耳にする機会も多いかもしれませんが、会社には安全配慮義務というものがあります。安全配慮義務とは従業員が安全に健康で働くことができるように配慮する義務のことです。
労働安全衛生法はこうした従業員の安全配慮上必要な会社の義務が規定されている法律となり、企業の1年に1回の定期健康診断義務や、月80時間超の時間外・休日労働を行った従業員が希望した場合の面接指導義務、従業員50人以上の事業場のストレスチェックの実施義務など多くの義務が規定されています。
労働時間の把握義務と「客観的記録」の定義と厚生労働省のガイドライン
安衛法第66条の8の3は、使用者が従業員の「労働時間の状況を把握しなければならない」と定めています。これは、上述した企業が負う安全配慮義務の一環として、従業員の健康を確保し、過重労働を未然に防ぐ目的があります。特に長時間労働者に対する医師による面接指導（時間外＋休日労働が月80時間超）を実施するための基礎データとして、労働時間の把握は不可欠なのです。
では、具体的に「どのような方法で把握すべきか」については、労働安全衛生規則第52条の7の3において、「タイムカードによる記録、パーソナルコンピュータ等の電子計算機の使用時間の記録等の客観的な方法その他の適切な方法」として示されています。
この規定から、勤怠管理は、単なる自己申告ではなく、第三者から見ても信頼性の高い「客観的」な記録方法を用いることが求められていることがわかります。
厚生労働省が定めるガイドライン（労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン）でも、原則として客観的な記録を求めています。この「その他の適切な方法」として、クラウド勤怠管理システムや、ICカードによる入退室記録などが広く採用されています。
客観性の「階層」とIPOにおいて求められる水準
客観的記録という点において、特にIPOを目指している企業等においては、証券会社等から「クラウド勤怠ソフトの導入のほかに、別途PCログも取得してください！！」と要請されるケースは非常に多くあります。
ここで多くの疑問を労務担当の方が以下のような抱くことになります。
「そもそも労働安全衛生法とその厚生労働省令において『パーソナルコンピュータ等の電子計算機の使用時間の記録』といういわゆるPCログの取得に加えて『タイムカードによる記録』が客観的な方法として記載されているわけなので、わざわざPCログを取得せずとも、そもそも法的な要件としては通常の労働者の打刻ツールであるクラウド勤怠ソフト等を入れていれば十分なのでは？」
これは認識として間違っておらず、法的にはクラウド勤怠ソフトの導入であっても、法律が求める客観的記録の一つといえる、ということは筆者も労働基準監督署等に多く問い合わせた結果、回答を得ています。ただ、客観的記録と一口にいっても、その客観性には高い・低いという順序が存在しています。
いわゆるエクセルや手書きのシートに自己申告で労働時間を記載させる・・・といったことは自己申告として客観性が低い方法の一例ですが、客観性が低いというのは具体的には「いつでも修正ができたり、改ざんが容易であったり恣意的な運用のしやすさ」があるということでもあります。
ただ、古くは据え置き型のタイムカードマシンの時代からも終業時刻でまずは打刻させてから仕事をさせる「早打ち」があったように、クラウド勤怠ソフトでも、早く打刻させたり恣意的な運用が不可能とは言えません。
とはいえ、手書きのエクセルシートや紙よりは、やはり恣意的な運用をしにくいとはいえ、そうした意味でタイムカードやクラウド勤怠ソフトの客観性は一段上がっていると考えられます。この客観性のいわば最上位に君臨するのが、PCログや、入退室管理システムの記録となっています。
そのため、例えば労働基準監督署が事業所に調査（臨検）に入った場合に、勤怠ソフトの記録に加え、PCログの提出も求めるケースというのは実際に多くあります。
つまり、客観的記録の一つとして勤怠ソフトを利用しているということ自体に法律違反等はない一方、より「その勤怠記録が正確なのか」という点においては、現在のビジネス態様を鑑みると、ＰＣの稼働履歴や入退室記録と突き合わせるのが一番労働時間の実態を反映していると考えられているからです。
こうした実態を鑑みて、上場審査やその前段の証券会社の審査においても、ＰＣログや入退室記録で勤怠打刻を照合している＝より労働時間の適正な把握を心がけている＝未払い賃金の発生や、36協定違反などのリスクが低いというようにみなし、上場準備期間からこうしたPCログとの突き合わせ体制を整えてくださいといった指導を受けることが多いと考えます。
ＰＣログと勤怠に乖離はどの程度まで許される？
ＰＣの稼働状況によって（スリープ状態など）、本来労働時間にならないものが労働時間としてカウントされてしまうといったことも起こりえますし、「ＰＣログ＝絶対的に正しい」という方程式が成り立つわけではありません。
また、ＰＣ稼働がされていたとしてもそれが私的なＰＣ利用の場合にはそもそも労働時間性の要件である指揮命令下にはないとして労働時間カウントが不要ということもあります。
そのため、ＰＣログと勤怠記録のずれというのは多かれ少なかれ発生するもの、と認識していていいと思います。
たとえずれていたとしても、以下のような乖離理由の把握ができていれば、特段ずれが発生していたとしても恐れることはないと顧問先にはお伝えしています。
- まずは勤怠記録とＰＣログがずれているという事実を会社で認識
- なぜずれているのかを従業員にヒアリング等で調査
- 結果として「ＰＣを使ってはいたが、ネットサーフィンしていたので勤怠記録からは抜いていた」ということが判明
- 備考欄等でそのずれている理由を記録しておく
ただ、たとえば勤怠記録では9時～18時までとなっているが、ＰＣログ上は、8時57分～18時5分となっていた・・・という微妙なずれがある場合も多くあると思います。
こうした場合に、それをすべてヒアリングして、というのは（もちろんできればそれに越したことはありませんが）労務担当者のリソース等からも実務上難しいケースは多くあるとと思います。何分ずれていたらチェックすべきか、という点について教科書的には1分でもずれていたら・・・というところではあると考えますが、実務上、現実的なラインとしては労働基準監督署の調査等でも、30分程度の乖離があれば乖離程度が高いとして判断されるケースが多く、30分というのは一つの目安になると考えています。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
なぜ客観的な勤怠把握が必要なのか、というのがお判りいただけたかと思いますが、勤怠管理をすることが本質なのではなく、より客観性の高い勤怠管理を行った結果、上述の通り企業としての安全配慮義務を果たし、労働基準法に基づいて、適切に賃金を払い、かつ36協定も遵守するといったコンプライアンスを守ることにつながるということが本質なのです。
これらの留意点を徹底することで、労務コンプライアンス体制が確立され、IPO審査の最も大きなハードルの一つをクリアできるようになります。
【執筆者プロフィール】
 寺島戦略社会保険労務士事務所 |
寺島有紀寺島戦略社会保険労務士事務所 所長 社会保険労務士。一橋大学商学部卒業。 新卒で楽天株式会社に入社後、社内規程策定、国内・海外子会社等へのローカライズ・適用などの内部統制業務や社内コンプライアンス教育等に従事。在職中に社会保険労務士国家試験に合格後、社会保険労務士事務所に勤務し、ベンチャー・中小企業から一部上場企業まで国内労働法改正対応や海外進出企業の労務アドバイザリー等に従事。 現在は、社会保険労務士としてベンチャー企業のIPO労務コンプライアンス対応から企業の海外進出労務体制構築等、国内・海外両面から幅広く人事労務コンサルティングを行っている。 |