身上申請とは、従業員の身分上の変化（氏名、住所、家族構成など）を会社に報告・登録する行為を指します。企業に勤める方が「結婚したとき」「出産して扶養家族が増えたとき」など、ケースによって、様々な書類を用意しておく必要がありますので、ひと通りの書類は揃えておきましょう。また、社会保険や税金、各種手当への影響を確認することも忘れずに。
本記事では、結婚や家族の変化などで実際に必要となる手続きをまとめ、そのポイントをわかりやすく解説します。初心者の方でもスムーズに理解できるよう整理しましたので、ぜひ参考にしてみてください。
まず、社員からマイナンバーの届出を受けている場合は、氏名・住所変更の届出は不要となります。
目次
変更による給与などへの影響に注意
引っ越しなどで住居が変わった場合、支給する通勤手当が変わり、社会保険料のベースとなる標準報酬月額に影響が出る可能性があります。また、扶養家族の増減があった場合は、家族手当額が変わり、給与に影響があります。
もし、固定的賃金が変動し、2等級以上の違いが出れば、すみやかに標準報酬月額変更届を提出する必要があります。（押印は原則不要）
結婚や家族の変化などで名前が変わった場合に必要な届出
必要な書類
- 健康保険・厚生年金保険被保険者氏名変更(訂正)届
※雇用保険被保険者氏名変更届は廃止されました。
対象となる条件
- マイナンバーと基礎年金番号が結びついていない場合
- 健康保険（全国健康保険協会管掌）のみに加入している場合（マイナンバーと基礎年金番号が結びついている方でも手続きが必要）
- マイナンバーを有していない海外居住者の場合
- 短期在留外国人の場合
提出先
年金事務所または協会けんぽ等
提出するタイミング
変更後すみやかに
引っ越しなどで住所が変わった場合に必要な届出
必要な書類
- 健康保険・厚生年金保険被保険者住所変更届
対象となる条件
- マイナンバーと基礎年金番号が結びついていない場合
- 健康保険（全国健康保険協会管掌）のみに加入している場合
- （マイナンバーと基礎年金番号が結びついている方でも手続きが必要）
- マイナンバーを有していない海外居住者の場合
- 短期在留外国人の場合
- 住民票以外の居所を登録する場合
提出先
年金事務所または協会けんぽ等
提出するタイミング
変更後速やかに
引っ越しなどで住所が変わった場合に必要な届出（配偶者がいる場合）
必要な書類
- 国民年金第3号被保険者住所変更届
提出先
年金事務所
提出するタイミング
変更後すぐに
扶養家族が増減した場合に必要な届出
必要な書類①
- 給与所得者の扶養控除等（異動）申告書
対象となる条件
- 給与所得者
提出先
給与受給者から給与の支払者へ
※給与所得者の扶養控除等（異動）申告書は、通常、会社保管となり、支払者は税務署長及び市区町村長から特に提出を求められた場合以外は、提出する必要はありません。
提出するタイミング
変更後、次の給与の支払を受ける日の前日までに提出
必要な書類②
- 健康保険被扶養者（異動）届
対象となる条件
- 扶養者が増減した場合
- 氏名変更などがあった場合
提出先
年金事務所または協会けんぽ等
提出するタイミング
変更後5日以内
保険証を紛失した場合に必要な届出
2024年12月2日から、保険証を紛失した場合の再発行・交付は廃止され、マイナンバーに統合されるようになりました。
保険証を紛失した従業員がマイナンバーを所持している場合
従業員自身がマイナポータル等でマイナンバーに保険証を紐付ける必要があります。
保険証を紛失した従業員がマイナンバーを所持していない場合
マイナンバーを所持していない場合やマイナンバーカードを取得しているが、健康保険証利用登録を行っていない場合には、「資格確認書」が交付されていますので、医療機関に提示することによって保険診療を受けることができます。
資格確認書も紛失している場合は、健康保険資格確認書交付申請書（ダウンロードはこちら）を協会けんぽに提出することによって、資格確認書を再交付できます。
労務管理ツールを使って身上申請を効率化させよう！
身上申請をスムーズに行うためには、会社側がわかりやすい申請書を用意し、従業員に対して“いつ・何を出す必要があるのか”を適切に伝えることがカギです。また、書類の不備や提出漏れを放置すると後々大きな混乱につながるので、提出期限を設けて管理する仕組みを整備しておくと安心です。
弊社が提供する労務管理ツール「WelcomeHR」を使えば、身上申請のワークフローを簡単に制作・利用することができます。多店舗企業様に使いやすい仕様になっていますので、おすすめです！トライアルも実施できますので、お気軽にお問い合わせください。
