紙で運用していた1,500名規模の人事手続きを電子化！人事CREWで業務を可視化し、コスト削減も実現

株式会社GHP

設立　　　1990年（2005年12月1日に社名変更）
本社　　　横浜本社：〒222-0033 神奈川県横浜市港北区新横浜1-2-1新横浜ファーストビルB103
　　　　　大阪本社：〒543-0001 大阪市天王寺区上本町8-6-26
事業内容　ホテル事業
従業員数　約1,700名（パート・アルバイト含む）

導入後の効果

• 店舗長を介さずに手続きが完了し、業務がスピードアップ
• 書類の電子化により、郵送・FAXのコストを削減

　全国でホテル運営事業を展開する株式会社GHP様。年中無休・24時間体制という業態特性により、深夜勤務や短時間勤務など、従業員の働き方も多様です。対応する人事・労務管理は紙ベースで運用していましたが、スタッフ数の多さから業務の電子化を決定。数ある選択肢がある中から、機能面やコスト面の「ちょうど良さ」で、人事CREWの導入を決めました。今回は、導入の背景や導入後の変化について、取締役本部長の青砥様、人事担当の秋葉様、石津様、店舗長の関本様にお話を伺いました。

1,500名の店舗スタッフの管理を紙ベースで運用することに限界を感じ、電子化を決断

Q. 人事CREW導入前に抱えていた課題を教えてください。

秋葉様：すべての人事業務を紙で管理していたことですね。「人事カード」という書類をスタッフに記入してもらい、それをメールかFAXで送ってもらっていたのですが、メールで届いたものも結局は印刷して管理していました。入社があるたびに店舗ごとにファイリングをして、退職があるとそのファイルを抜き取る作業が必要でした。毎月70～80名、多い月では100名近いスタッフの対応があったので、書類の量もかなり多くて。ファイルはキャビネット2段分になり、ある程度たまったら倉庫に預けて、そこに5年間保管するという運用でした。

関本様：弊社はホテル業なので、年中無休・24時間体制なんです。深夜勤務のスタッフもおり、店長がわざわざ深夜に出勤して、書類の記入方法を教えることもありました。週1回勤務のスタッフもいて、手続きのタイミングを逃し、労務担当から催促されたこともあります。

青砥様(取締役本部長)：今まで、労務関係の課題は担当者が全部吸収してくれていたんです。でも、上の立場からはそれが見えにくかった。なんとなく業務が流れているように見えて、実は現場で無理していた、というのが大きな問題だったと思います。

Q. 電子化に踏み切ろうと思ったきっかけを教えてください。

青砥様：時代の流れもありますね。世の中全体が業務効率化へ向かっていて、もう紙でやるのは無理だろうと感じていました。とはいえ、うちは高齢のスタッフが多く、使いこなせるのかという不安もあり、導入をためらっていました。しかし、逆に紙ばかり使っていると若い世代のスタッフがついてきてくれなくなる。どこかで踏ん切りをつけないといけないと判断しました。

人事CREW導入で業務の可視化。現場にもマネジメントにも好影響

Q. システムを選定する際に重視したポイントを教えてください。

青砥様：一番はやはりコストパフォーマンスです。大手の人事システムだと、うちには不要な機能が多く、費用に見合わないことが多かったんです。実際に過去にそういったシステムを試したこともありますが、我々にとってはオーバースペックでした。それより、自社の規模感にちょうど良くて、必要な機能だけがそろっているシステムが欲しかったんです。無駄がなく、自分たちにフィットするシンプルさと価格のバランスを重視しました。

Q. 人事CREWを選んだ決め手を教えてください。

青砥様：必要な機能が過不足なく整っていた点が大きかったですね。競合他社のシステムも複数見てみましたが、機能やパフォーマンス面で一番ちょうど良い印象だったのが、人事CREWでした。

Q. 人事CREWの導入後、どのような変化がありましたか？

石津様：一番大きな変化は、店舗長を介さずに手続きが完了できるようになったことです。もちろん、イレギュラーなケースでは連絡を取り合う必要はありますが、スタッフの情報がきちんと登録されていれば、そのまま手続きを進められるようになりました。修正事項があったときも、直接スタッフに依頼できるので助かっています。また、以前は、マイナンバーや申告書などをFAXや郵送で集めていたので、その分のコスト削減にもなりました。特にマイナンバーは収集が難しかったのですが、入社手続きの段階で提出してもらえるようになったことで、その点もかなり改善されたと感じています。

関本様：最初は、メールを見落としてしまうなど、やりとりに手間取ることもありました。今はだいぶ慣れてきて、かなりスムーズになりました。今後、LINEなどでの通知ができれば、さらに便利になるのではと思っています。手続き完了までの流れを追うという意味では、正直、紙ベースの方が慣れているし楽な部分があります。ただ、今までのように深夜スタッフの手続きのために出勤したり、休日に出てきたりしなくてよくなったのはありがたいですね。

青砥様：どこで手続きが止まっているのかが一目で分かるので、現場の課題やボトルネックがはっきり見えるようになりましたね。結果として、規律やマネジメントも変わってきたと思います。労務管理者の仕事の効率化にもつながっていると思います。

最初は戸惑いもあった。でも、使い慣れれば便利になる

Q. 導入に対して社内の反応はいかがでしたか？

関本様：私たち管理者も含めて、スタッフの多くは中高年層。やはり、最初は戸惑いがありました。「本当にこのシステムでずっと運用するのか」「またすぐ変わるのではないか」といった不安もあって、周囲もちょっとざわついていましたね（笑）。

石津様：紙での運用にすっかり慣れていたので、そこから変えるのはかなりエネルギーのいることです。ただ、いつまでも紙に埋もれて仕事をするわけにもいきませんし、意識的に気持ちを切り替えていきました。

青砥様：最初は怪訝な反応を示していた人もいましたが、強い反発のようなものはなかったですね。以前、タイムカードをタブレットに切り替えたときにも、労務を担当している現場はピリピリしていたんです。しかし、結果的に仕事が楽になったという経験をしているので、人事CREWの導入に関しても、「最初は大変でも、慣れたら良くなる」という空気があったと思います。

Q. 今後さらに効率化したい業務やシステム連携の希望はありますか？

秋葉様：給与計算や勤怠管理と連携できればと思っています。現在も、給与システムには人事CREWからCSVで出力した情報を取り込んでいますが、勤怠システムは店長が手作業で名前や社員番号を入力しているため、名前や社員番号を打ち間違える可能性もゼロではありません。すべてのシステムを連携させれば、そういったミスもなくなりますし、業務もスムーズに進められるのではないかと期待しています。最終的には、人事CREWに給与明細や源泉徴収票も掲載して発信できるようになれば、スタッフも確認しやすくなるのではないかと思います。

お忙しい中、インタビューにご対応いただき誠にありがとうございました。