システムへの手入力工程がまるごと削減に！アルバイトの入社手続き・雇用管理を人事CREWで効率化

株式会社サッポロライオン

創立　　　昭和24年9月1日
本社　　　〒104-0061 東京都中央区銀座7-9-20　銀座ライオンビル 5階
事業内容　総合レストランチェーン
従業員数　424名 （2024年12月期）
※上記のほか、有期雇用者及びパート・アルバイト（一日8時間換算）1,025名を雇用

導入後の効果

• 入社書類のペーパーレス化により、本社および店舗バックオフィスの負担が大幅に削減。
• 店舗とのやりとりがオンライン上で完結し、確認作業や書類のやり直しがほぼ不要に。

　全国にビヤホールやレストランなどの飲食店を展開する株式会社サッポロライオン様。バックオフィス業務を効率化し人材不足に対応すべく、アルバイトの雇用管理の部分で人事CREWを導入いただきました。人事CREWを導入してどのような変化があったのか、今回、労務管理を担当する高梨様と青木様に、導入前の課題や選定の決め手、導入後の変化について伺いました。

店舗の人手不足と紙業務から脱却するために、人事CREWを導入

Q. 人事CREWを導入する前は、どのような課題を抱えていましたか？。

高梨様：一つは、店舗の人員不足です。営業に集中できる人材を捻出するために、アルバイトの雇用管理や給与計算など、バックオフィスの事務作業をいかに効率化させるかが課題でした。また、もともと紙を使ったアナログな業務が多く、それらをデジタル化したいという思いもあり、システムの導入を検討し始めました。

Q. 人事CREWを知ったきっかけを教えてください。

高梨様：当時、導入できそうなシステムがないかと展示会に足を運んでいたときに、前任の担当者が御社のブースを見つけたのがきっかけでした。そのときにお話を聞いて、当社の人事業務に導入できるのではないかと感じました。

Q. 人事CREWを選んだ決め手は何でしたか？

高梨様：アルバイトスタッフの雇用管理にしっくりくる機能がそろっていて、当社の希望にマッチしていたことです。設定の自由度が高く、画面も見やすいため、直感的に操作できそうだと思いました。また、競合他社の製品とも比較してみたのですが、どちらかというと正社員管理を目的としていて、当社にとっては必要以上に機能が多く、オーバースペックな印象だったんです。費用面も含めて総合的に判断した結果、人事CREWを導入することに決めました。

ペーパーレス化によって、紙回収やデータ入力の作業がほぼ無くなり、業務負担が大幅に削減

Q. 導入時に苦労した点はありましたか？

高梨様：当社独自の社内ルールを、システムにどう落とし込むかが一番のハードルでした。御社のご担当者やカスタマーサービスとやりとりしながら、システム上でどのように運用していくかを考えるのにやや苦労しましたね。ただ、できないことについても「どうすれば近い運用ができるか」というアドバイスをいただけたので、とても助かりました。無理なお願いも多かったと思いますが、丁寧に対応いただき感謝しています。

青木様：トライアル期間があったので、さまざまな検証ができたのは良かったですね。エンジニアの方にも同席していただき、実際に画面を操作しながらディスカッションを重ね、できること・できないことを一つずつ確認していきました。事前に納得できるまで触れたので、安心して導入できたと思います。

Q. 導入に対して、社内の反応はいかがでしたか？

高梨様：最初はやはり、「紙がないと不安」という声が少しありました。店舗では慣れるまで戸惑いもあったようです。ただ、実際に使い始めてみると「こっちの方が便利だ」と実感する人が多く、すぐに受け入れられていきました。

青木様：導入当初は「どう操作すればいいのか分からない」といった声もあり、こちらからこまめにフォローする必要がありました。特に契約書の送付や半年ごとの契約更新を人事CREWに切り替えたタイミングでは、店舗でも混乱が見られました。ただ、一度操作してもらうとすぐに慣れていき、2回目の更新時にはこちらからの声かけがなくても問題なく対応できるようになりました。

Q. 導入後、どのような変化がありましたか？

高梨様：一番大きいのは、ペーパーレス化が進んだことですね。本社側で行っていた紙の回収やデータ入力の作業がほとんどなくなり、業務の負担がかなり軽減されました。以前は店舗から紙の書類が送られてきて、それをもとにシステムに手入力していたのですが、その工程がまるごと削減されたのは大きいですね。情報が即時に連携されるため、例えば外国籍のスタッフの在留カードの有無なども、タイムリーに把握できるようになりました。店舗で必要だった印鑑のやりとりも不要になり、提出の遅れや確認の手間も減っています。

青木様：問い合わせ対応の際に同じ画面を見ながら話ができるので、店舗とのやりとりもとてもスムーズになりました。

シンプルな機能で使いやすい人事CREWは、アルバイトスタッフが多い企業におすすめ

Q. 今後さらに効率化したい業務はありますか？

青木様：すでに紙の業務はだいぶ減ってきていますが、例えば所得税区分の申請などは、まだシステム上でうまく処理できていない部分があります。ここがスムーズにできるようになると、ペーパーレスがかなり進むかなと感じています。

高梨様：給与計算業務ですね。現在は一部の業務を外部に委託しており、年末調整や扶養控除の手続きについては、グループ会社が導入している別のシステムで対応しています。グループ全体の運用との兼ね合いもあり、当社だけが独立して別のシステムを使うのは難しいのですが、こうした業務も一元化できれば、さらに効率化が進むのではないかと思います。

Q. 最後に、「人事CREW」をどのような企業・業種の方におすすめしたいですか？

高梨様：アルバイトスタッフが多い企業には特におすすめです。人事CREWは必要な機能がシンプルにまとまっていて、当社のように入社手続きを効率化したい企業にとっては非常に使いやすいと思います。紙の書類をなくしたい、入社手続きをもっと楽にしたいと考えている企業には、ぜひ導入を検討してみていただきたいですね。

お忙しい中、インタビューにご対応いただき誠にありがとうございました。